hramba dokumentov
Moderator: Mirko Zbačnik
hramba dokumentov
Povsod iščem pa ne najdem, kje bi pisalo, koliko časa je treba hraniti dokumente. Bi mi lahko kdo pomagal, kje si lahko to preberem.
Poglejte SRS 21.14: Hramba knjigovodskih listin ( z upoštevanjem predpisom: npr. Zakona o dohodnini, Zakona o davku od dohodkov pravnih oseb, Zakon o davku na dodano vrednost, listine povezane z zaposlenimi/plače se hranijo npr. trajno, itd....)
SRS 22.19: Hramba poslovnih knjig: glavna knjiga, dnevnik trajno itd.
LP
SRS 22.19: Hramba poslovnih knjig: glavna knjiga, dnevnik trajno itd.
LP
Tudi jaz imam še nekaj dilem glede hrambe dokumentacije. Pregledala sem SRS, Zakon o davčnem postopku in Zakon o DDV.
Iz vsega napisanega razumem, da je potrebno letne računovodske izkaze in končne obračune plač hraniti TRAJNO. Prejete in izdane račune je potrebno hraniti 10 let po poteku leta, v katerem so bili izdani.
Kaj pa ostala dokumentacija kot so bančni izpiski, blagajniški izdatek (in prejemek), prevzemnica, potni nalog, delovni-servisni nalog, na podlagi katerega fakturiramo, evidenca prisotnosti na delu ipd. Ali je to na kakršen koli način podvrženo Zakonu o davčnem postopku, oziroma vsaj nekatera izmed naštete dokumentacije, in moramo dokumente hraniti 10 let, ali pa to lahko določimo kar sami, recimo, da vse to hranimo 5 let in nato uničimo?
Prosim za vaša mnenja, saj moram jutri pripraviti podatke o tem, koliko časa je potrebno arhivirati posamezno vrsto listin in to poslati nadrejenemu v tujino - pa ne vem, kaj naj mu napišem za našteto dokumentacijo.
Lep dan.
Iz vsega napisanega razumem, da je potrebno letne računovodske izkaze in končne obračune plač hraniti TRAJNO. Prejete in izdane račune je potrebno hraniti 10 let po poteku leta, v katerem so bili izdani.
Kaj pa ostala dokumentacija kot so bančni izpiski, blagajniški izdatek (in prejemek), prevzemnica, potni nalog, delovni-servisni nalog, na podlagi katerega fakturiramo, evidenca prisotnosti na delu ipd. Ali je to na kakršen koli način podvrženo Zakonu o davčnem postopku, oziroma vsaj nekatera izmed naštete dokumentacije, in moramo dokumente hraniti 10 let, ali pa to lahko določimo kar sami, recimo, da vse to hranimo 5 let in nato uničimo?
Prosim za vaša mnenja, saj moram jutri pripraviti podatke o tem, koliko časa je potrebno arhivirati posamezno vrsto listin in to poslati nadrejenemu v tujino - pa ne vem, kaj naj mu napišem za našteto dokumentacijo.
Lep dan.
hramba dokumento
Tudi jaz iman takšno vprašanje kot Lotica.
Lahko kdo morda napiše, kako imate urejeno to v zvezi z arhiviranjem dokumentov.
l.p.
Lahko kdo morda napiše, kako imate urejeno to v zvezi z arhiviranjem dokumentov.
l.p.
SRS ne določajo več rokov hrambe za poslovne knjige/knjigovodske listine (razen tistih, ki jih moramo hraniti trajno), zato moramo pri presoji kakšen rok hrambe bomo določili v internih aktih, upoštevati predvsem zakonodajo s posameznega področja. Pri tem pa je najbolje, da za vsebinsko povezane listine upoštevamo najdaljši rok, ki ga določa posamezen zakon.
1) zakon o gospodarskih družbah določa v 54. členu, da se trajno hranijo: poslovne knjige (glavna knjiga in dnevnik kot temeljni knjigi); bilance stanja, poslovnega izida oziroma letna poročila vključno s poslovnim poročilom;
2) SRS 22.19: podjetje določi v svojem splošnem aktu način hrambe poslovnih knjig in le pisni odtis glavne knjige in dnevnika se praviloma hranita trajno. Ker pa že 54. člen ZGD-ja določa trajno hrambo poslovnih knjig, pomeni, da pri določanju v skladu s SRS nimamo več izbire;
3) Zakon o evidencah na področju dela:14. člen: vodenje evidenc o zaposlenih delavcih= trajno; 17. člen: vodenje evidenc o stroških dela = trajno; 19. člen: vodenje evidenc o izrabi delovnega časa = trajno. Iz tega sledi, da med trajno hrambo spadajo najmanj končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev; podatki povezani s prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovane (M-4) in kontrolni podatki za dohodnino;
4) Zakon o davku na dodano vrednost: 86. člen: 5. odstavek: računi, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev..najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo in 6. odstavek:....hramba računov, ki se nanašajo na nepremičnine najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. = prejeti in izdani računi s prilogami (dobavnice, prevzemni dokumenti) = 10 let z izjemo prejetih računov za nepremičnine, kjer je 20 let....;
5) Zakon o davčnem postopku: upoštevamo absolutni zastaralni rok = 4. odstavek 126. člena v povezavi s 32. členom = Ne glede na določbe o zastaranju pravice do odmere in izterjave, davčna obveznost preneha, ko poteče deset let o dneva, ko je prvič začelo teči = sem spadajo obračuni davka na dodano vrednost; obračuni davka od dohodkov pravnih oseb in davka iz dejavnosti... In ker je večina knjigovodskih listin tako ali drugače povezana z ugotavljanjem davčne osnove in višino obveznosti za davek od odhodka pravnih oseb/dejavnosti bomo hranili tudi te listine najmanj 10 let od dneva, ko bi morala biti davčna obveznost poravnana za določeno davčno leto: prejete in izdane fakture so vključene že v točko 4 - hkrati pa tudi analitične evidence zalog; potni nalogi; obračuni/temeljnice za knjiženje amortizacije osnovnih sredstev in s tem tudi analitična evidenca osnovnih sredstev; obračuni davčnih odtegljajev (REK obrazci)
6) Zakon o davčnem postopku, ki se nanaša na povezane osebe - transferne cene: 6. odstavek 382. člena: davčni zavezanec mora dokumentacijo hraniti še deset let po zaključku leta, na katerega se nanaša;
7) Preostale knjigovodske listine: blagajniško poslovanje; izpiske denarnih sredstev, depozitne in kreditne pogodbe; druge pomožne poslovne knjige; temeljnice za knjiženje ---- oblikujemo novo skupino listin, ki ji določimo razumni rok hrambe: npr. 5 let po poteku poslovnega leta na katero se nanašajo.
lp
1) zakon o gospodarskih družbah določa v 54. členu, da se trajno hranijo: poslovne knjige (glavna knjiga in dnevnik kot temeljni knjigi); bilance stanja, poslovnega izida oziroma letna poročila vključno s poslovnim poročilom;
2) SRS 22.19: podjetje določi v svojem splošnem aktu način hrambe poslovnih knjig in le pisni odtis glavne knjige in dnevnika se praviloma hranita trajno. Ker pa že 54. člen ZGD-ja določa trajno hrambo poslovnih knjig, pomeni, da pri določanju v skladu s SRS nimamo več izbire;
3) Zakon o evidencah na področju dela:14. člen: vodenje evidenc o zaposlenih delavcih= trajno; 17. člen: vodenje evidenc o stroških dela = trajno; 19. člen: vodenje evidenc o izrabi delovnega časa = trajno. Iz tega sledi, da med trajno hrambo spadajo najmanj končni obračuni plač zaposlencev ter izplačilne liste za obdobja, za katera ni končnih obračunov plač zaposlencev; podatki povezani s prispevki za pokojninsko in invalidsko zavarovane (M-4) in kontrolni podatki za dohodnino;
4) Zakon o davku na dodano vrednost: 86. člen: 5. odstavek: računi, ki se nanašajo na dobave blaga ali storitev..najmanj 10 let po poteku leta, na katero se računi nanašajo in 6. odstavek:....hramba računov, ki se nanašajo na nepremičnine najmanj 20 let po poteku leta, na katero se nanašajo. = prejeti in izdani računi s prilogami (dobavnice, prevzemni dokumenti) = 10 let z izjemo prejetih računov za nepremičnine, kjer je 20 let....;
5) Zakon o davčnem postopku: upoštevamo absolutni zastaralni rok = 4. odstavek 126. člena v povezavi s 32. členom = Ne glede na določbe o zastaranju pravice do odmere in izterjave, davčna obveznost preneha, ko poteče deset let o dneva, ko je prvič začelo teči = sem spadajo obračuni davka na dodano vrednost; obračuni davka od dohodkov pravnih oseb in davka iz dejavnosti... In ker je večina knjigovodskih listin tako ali drugače povezana z ugotavljanjem davčne osnove in višino obveznosti za davek od odhodka pravnih oseb/dejavnosti bomo hranili tudi te listine najmanj 10 let od dneva, ko bi morala biti davčna obveznost poravnana za določeno davčno leto: prejete in izdane fakture so vključene že v točko 4 - hkrati pa tudi analitične evidence zalog; potni nalogi; obračuni/temeljnice za knjiženje amortizacije osnovnih sredstev in s tem tudi analitična evidenca osnovnih sredstev; obračuni davčnih odtegljajev (REK obrazci)
6) Zakon o davčnem postopku, ki se nanaša na povezane osebe - transferne cene: 6. odstavek 382. člena: davčni zavezanec mora dokumentacijo hraniti še deset let po zaključku leta, na katerega se nanaša;
7) Preostale knjigovodske listine: blagajniško poslovanje; izpiske denarnih sredstev, depozitne in kreditne pogodbe; druge pomožne poslovne knjige; temeljnice za knjiženje ---- oblikujemo novo skupino listin, ki ji določimo razumni rok hrambe: npr. 5 let po poteku poslovnega leta na katero se nanašajo.
lp