Vodenje poslovnih knjig v Excelu

[Dirty_Harry]

Kar nekaj je že pisalo na tem forumu o vodenju poslovnih knjig in listin v Excelu. Nekako so si vsi edini, da je tudi poslovne knjige kot so npr. Knjiga prihodkov in odhodkov možno voditi v Excelu, če le ta vsebuje vse podatke kot tiskana verzija, pri čemer pisne ročne verzije ni potrebno voditi (da bi npr. iz Excela ročno prepisovali v tiskano verzijo – kar bi bilo seveda nesmiselno).

Po drugi strani pa knjigovodski standard zahteva, da se pri računalniškem vodenju poslovnih knjig (vsaj uradno) vpisi za nazaj ne smejo (program tega ne sme omogočati) spreminjati, kar je pri Excelu vsekakor mogoče. Seveda je verjetno v principu možno spreminjati tudi tiskano verzijo tako, da to ni opazno in gre tu predvsem za odgovornost glede prikazanih podatkov.

Ker bi tudi sam rad to vodil v Excelu, zato tu sprašujem, katere od teh knjig in listin (in na kak način) je možno voditi v Excelu (enostavno knjigovodstvo):

- knjiga prihodkov in odhodkov
- knjiga terjatev in obveznosti
- register osnovnih sredstev
- evidenca nabave in porabe materiala
- evidenca pretokov med gospodinjstvom in podjetjem
- račun

Zanimajo me tudi izkušnje tistih, ki knjige vidite v Excelu. Ali ste z inšpekcijo že imeli kakšne težave glede tega?

Če ima kdo katerega od teh obrazcev že pripravljenega, bi prosil da mi ga pošlje oziroma objavi na teh spletnih straneh (vem, da je nekaj obrazcev tu že na voljo).


Hvala za odgovore

[Mirko Zbačnik]

Jaz bi vam svetoval, da si raje nabavite računovodski program, kjer imate vse evidence narejene, da se jih vi sploh ne zavedate kdaj. Stvar bo hitrejša, preglednejša, enostvnejša. Imate tudi povezavo z bančnimi asistenti (prenos podatkov plačil). Ko dokument (na primer račun) vnesete, vam ob vnosu v knjigo odhodkov vnese še v knjigo DDV. Enostavno bo tudi vodenje po poslovnih partnerjih, artiklih... Program omogoča izdelavo raznih obračunov...

Sicer se, kolikor se jaz na Excel spoznam, to res da voditi, le izdelava tebel in raznoraznih makrojev, povezav vam bo vzela kar nekaj truda. Odvisno, koliko zahtevno ste si stvar zastavili.


Kje pa piše, da se podatkov v računovodskih programih ne da popravljat za nazaj?

[Druker]

Dokler sem vodil enostavno knjigovodstvo, sem veliko (skoraj vse) vodil v Excelu. In se mi je zdelo super. Potem sem prešel na dvostavno knjigovodstvo in sem nabavil računalniški program. In, kot pravi Elektrik, marsikaj se izvede samodejno, vpogled v podatke v trenutku, ... Je pa res, da moraš knjižiti sproti. Če ne bi vedel že vnaprej, da bom moral prešaltati na 2stavno, bi si tudi za 1stavno nabavil program.
Priporočam, posebej če vodite knjige zase in niste pro-računovodja (jaz nisem).

[pamps]

Pridružujem se mnenju predhodnikov, se pa tudi strinjam z vami, da si sami izdelate (saj ste programer?) svoje verzije, vsaj za začetek, doker imate še malo dokumentacije in je obvladljiva. Boste pač imeli polavtomatsko obdelavo podatkov. Manjka vam le še priročnik za vodenje enostavnega knjigovodstva, veliko pa si pomagate lahko tudi z obrtnikovim svetovalcem.

[Dirty_Harry]

Elektrik, Druker, Pamps, hvala za nasvete.

Tudi sam razmišljam, da bi kasneje nabavil program. Trenutno preizkušam dva različna programa (ne bom jih omenjal, da ne bo reklame), ki sta bila na voljo za download, od katerih se mi zdi eden zelo kompliciran, drugi pa je bolj preprost in se vanj vnaša podobno kot pri ročnih obrazcih za enostavno knjigovodstvo, le da je tam še dodatna avtomatika tako, da ni potrebno stvari podvajati.

Dajte mi prosim sporočit (recimo na email: dh@eduiq.com) katere programe uporabljate ter kateri od njih omogočajo spreminjanje tudi za nazaj Če je na voljo preizkusna različica jo bom zagotovo preizkusil.

Ker imam trenutno kakih 5 računov na mesec ter enostavno knjigovodstvo (nisem zavezanec za DDV) bom program nabavil verjetno za naslednje leto, medtem pa naredil tistih nekaj tabel kar z Excelom (jih bom objavil tudi na forumu, da bodo še drugi imeli kaj od tega).

V bistvu je bila moja glavna skrb ali je to sploh dovoljeno. Kot vidim ste nekateri knjige vodili v Excelu in niste imeli problemov z inšpekcijo, ali pač?


Hvala

[Mirko Zbačnik]

Za 5 računov na mesec bi pa že skoraj premislil, ali se mi splača nabaviti program. Za začetek cca 280.000, vsako naslednje leta nadgradnja cca 45.000 (zneski so na pamet in jih nisem preveril, so pa tam nekje). Razen, če hočete res voditi sami, a vam svetujem, da vam vsaj pri nastavitvah oziroma zagonu programa pomaga izkušen računovodja in v primeru, v kolikor niste ravno vešč na področju računovodstva, vam priporočam, da poskrbite za manjšo pomoč, da vas nekdo kontrolira.

Popravki so res mogoči, a z njimi ne posegam v davčne obračune, pač pa le vsebinske, kot so razni datumi, ki ne vplivajo na le-te, ozioma razni popravki knjiženj za nazaj. Kot na primer, zelo praktično, da otvoritveno temeljnico knjižim in popravimlahko kasneje, vmes pa ujamem manjko tekočih knjiženj zaradi izdelave zaključnega računa.

[pamps]

SRS 39.18.
Knjižbe v poslovnih knjigah morajo temeljiti na verodostojnih knjigovodskih listinah. Pri tem se upoštevajo načela urejenega knjigovodstva:
• pri ročnem vodenju poslovnih knjig se vanje piše s črnilom, kopirnim svinčnikom, kemičnim svinčnikom ali strojem; v njih ne smejo ostajati prazne vrste, temveč mora biti po časovnem zaporedju izpolnjena vsaka vrstica prostora za knjiženje; pri računalniškem vodenju poslovnih knjig mora računalniški program preprečevati nedovoljene vpise;
• nevezani listi poslovnih knjig se ne smejo uničiti, iz vezanih knjig pa se listi ne smejo iztrgati;
• vpisi si morajo slediti po časovnem zaporedju ter biti urejeni, popolni, pravilni in sprotni;
• knjiži se praviloma v osmih dneh od dneva, ko so listine, ki izpričujejo nastanek poslovnega dogodka, izdane oziroma prejete na mesto, kjer se vodijo poslovne knjige, najmanj pa enkrat mesečno; še ne knjižene knjigovodske listine morajo biti na voljo na kraju, kjer se vodijo poslovne knjige;
• napačna knjižba se razveljavi (stornira), tako da se najprej na isti strani konta odšteje enak znesek, nato pa se pravilni znesek knjiži na pravi konto.

Standard za s.p.-je dovoljuje ročno knjiženje in vnos s strojem (vrsta stroja ni opredeljena).
Mislim da je to to, kar boste vi delali.

[Mirko Zbačnik]

Pamps, poznam ta standard. Vendar sem včasih pragmatičen in zakaj ne bi izkoristil možnosti programa, če se to da. Ta možnost je zelo koristna, ko obračunam plače za nazaj v primeru, da niso bile vse izplačane. Stornirat moram temeljnico za določen mesec, se malo poigrat z datumi obračuna plač da program izplača le določene plače, nato pa da napravi kumulativne obrazce. Ko temeljnico ponovno vnesem v glavno knjigo, vse dogodke "preštevilči" tako, kot je bilo prej. Ravno zaradi te možnosti raje popravljam skladno s omenjenim SRS in avtomatskim temeljnicam ne dodaja in odvzemam nič, če to ni potrebno zaradi uskladitev temeljnice. otvoritev daje avtomatsko na prvo mesto, ne glede kdaj jo poknjižiš.

[pamps]

Mirko, moje mnenje je bilo namenjeno Dirty-Harry-ju na njegovo vprašanje, če knjige glede na SRS sploh lahko vodi v excelu (zato sem tudi prepisala tisti del SRS, ki opredeljuje ročno knjiženje in dodala moje mnenje). Izjavljam, da nisem niti pomislila na to, da bi kritizirala vašo tehniko vnosa podatkov v vaš program. Tudi sama sem zagovornik računalniških programov in verjemite, izkoristim prav vse, kar mi nudi, da si olajšam delo.

[Mirko Zbačnik]

Odgovor je bil prej kot vam, namenjen slučajnim obiskovalcem strani, da ne dobijo napačnega vtisa, da na primer nekateri programi dovoljujejo ali celo napeljujejo k šlampariji. Nam pa ta možnost kar prav pride, še posebno konec leta ob izdelavi bilanc. Enostavno "popraviš" temeljnico in vidiš, kako vpliva na izkaze.

Lep vikend!