Racunovodja.com

VODENJE POSLOVNIH KNJIH V EXCELU
Sem s.p., ki ni zavezanec za plačilo DDV in vodim knjige po sistemu enostavnega knjigovodstva.
Zanima me, ali je poslovne knjige (KPO, KTO, KOTO, ROS) dovoljeno voditi računalniško kot tabele v Excelu.
Na spletu sem namreč zasledil ponudbe za poslovne knjige (KPO) v Excelu, ni mi pa razumljivo ali te Excel datoteke predstavljajo le obrazce, ki jih natisneš in izpolnjuješ ročno ali pa je mišljeno, da knjige vodiš (izpolnjuješ) računalniško v Excelu.

Gre namreč za to, da SRS39.16. med drugim določa:
- ...pri računalniškem vodenju poslovnih knjig mora računalniški program preprečevati nedovoljene vpise;

Te zahteve Excel po moje ne izpolnjuje. V nastavitvah je sicer možno z zaščito omejiti možnosti spremijanja dokumenta, vendar lahko zaščito kadarkoli odstraniš, izvedeš nedovoljeni vnos in zaščito ponovno aktiviraš.

Nadalje SRS39.17. predpisuje:
Računalniško vodene poslovne knjige se lahko zaključujejo z elektronskim podpisom po postopkih iz ustreznega zakona. Poslovne knjige se zaključijo tako, da ni več mogoče vnašati podatkov vanje oziroma da že vnesenih podatkov ni mogoče spreminjati.

Možnost izpolnjevanja te zahteve v Excelu mi sicer ni poznana. Ne vem ali je excelovo datoteko mogoče zaključiti z digitalnim podpisom in na način, ki onemogoča naknadno vnašanje ali spreminjanje podatkov.

Prosim za izkušnje in pojasnila v zvezi s tem ali je temeljne knjige enostavnega knjigovodstva torej dopustno voditi v Excelu.

Iry7 napisal/-a:Gre namreč za to, da SRS39.16. med drugim določa:- ...pri računalniškem vodenju poslovnih knjig mora računalniški program preprečevati nedovoljene vpise;

Menim, da je treba standard razumeti tako: računalniško vodenje poslovnih knjig pomeni uporabo računalniškega programa - aplikacije, kjer so vgrajene že vse "zapore", da ne more prihajati do nedovoljenega poseganja v preteklo knjiženje.

Exelove tabele so le pripomočki ročnega knjiženja, ki vam jih izvaja računalnik s pomočjo vaših nastavitev/formul (seštevanja, odštevanja). V exelove tabele normalno vnašate poslovne dogodke kot bi jih vnašali bodisi v proste liste ali pa v ta namen kupljene vezane knjige. Na koncu leta, ko zaključite vse knjižbe, te tabele stiskate in odložite v registratorje, kjer imate tudi vso drugo poslovno dokumentacijo, ki jo trajno hranite.

To o brisanju pa je tako: če nekdo želi brisati podatke jih lahko briše tako v računalniškem programu kot tudi v knjigah, ki jih imate v prostih listih. Pač vse še enkrat vnese.

lp

Iry7 napisal/-a:Gre namreč za to, da SRS39.16. med drugim določa:- ...pri računalniškem vodenju poslovnih knjig mora računalniški program preprečevati nedovoljene vpise;

Ja, to preprečevanje nedovoljenih vpisov je precej dvorezen meč...

Računalnik je le stroj, ki stori to, kar mu naročimo naj stori. Brisanje podatkov je včasih lažje, včasih težje izvedljivo, vsekakor pa ni nemogoče.
Za pravilno izkazane podatke v računovodskih izkazih smo odgovorni ljudje, ne stroj.

Obema se zahvaljujem za pomoč pri razumevanju oziroma pojasnila in vama želim lep in uspešen dan.