Pozdravljeni.
Imam eno bolj splošno vprašanje, in sicer me zanima, kako je z uničevanjem dokumentacije (vlog), ki so jo kandidati poslali po navadni ali po elektronski pošti za prijavo na razpisano prosto delovno mesto. Kdaj se sme ta dokumentacija uničiti oz. izbrisati elektronska pošta?
Hvala za kakšno informacijo.
Forter
Dokumentacija kandidatov za prosta DM
Moderator: Mirko Zbačnik
Re: Dokumentacija kandidatov za prosta DM
Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju Pooblaščenec) je prejel vaše elektronsko sporočilo, v katerem nas sprašujete, koliko časa je organ dolžan hraniti prošnje za delo?
Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
V skladu z navedenim se po mnenju Pooblaščenca prošnje za delo hranijo do poteka roka za vložitev pravnega sredstva, po poteku tega roka pa je potrebno osebne podatke neizbranih kandidatov zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Osebni podatki zaposlenih se hranijo v skladu s spodaj navedenimi pravnimi podlagami.
O b r a z l o ž i t e v:
ZVOP-1 predstavlja konkretizacijo v 38. člen Ustave Republike Slovenije (UL RS, št. 33/91-I, 42/97, 66/2000, 24/03 in 69/04) zagotovljenega varstva osebnih podatkov. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Namen ZVOP-1 je prav v preprečevanju neustavnih, nezakonitih in neupravičenih posegov v zasebnost in dostojanstvo posameznikov (1. člen ZVOP-1).
ZVOP-1 v prvem odstavku 8. člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V drugem odstavku pa 8. člen ZVOP-1 določa, da mora biti namen obdelave določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.
Iz 21. člena ZVOP-1 izhaja, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
Področni zakon v smislu prvega odstavka 8. člena ZVOP-1 in 21. člena ZVOP-1 v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/06-ZZZPB-F, 46/07-Odl.US: U-I-45/07, Up-249/06-22, 103/07, 45/08-ZArbit, 83/09-Odl.US: U-I-284/06-26; v nadaljevanju: ZDR), ki v 46. členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Navedene določbe se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Po 28. členu ZDR je delodajalec osmih dneh po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi dolžan pisno obvestiti neizbranega kandidata o tem, da ni bil izbran. Prav tako je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. Če kandidat vrnitve dokumentov ne zahteva, jih je delodajalec dolžan izbrisati, uničiti oziroma anonimizirati najkasneje po izteku roka za vložitev pravnega sredstva iz 204. člena ZDR, če pravno sredstvo ni bilo vloženo. Po citirani določbi lahko namreč kandidat, ki ni bil izbran, in meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem. V primeru spora bo delodajalec podatke neizbranih kandidatov, ki bodo relevantni za sodni spor, obdeloval do pravnomočno zaključenega sodnega postopka, potem pa bo v skladu s pravili o arhiviranju določene podatke o neizbranih kandidatih, ki so del zadeve, še naprej hranil v spisu o sodnem sporu.
Vrste, vsebino in roke hrambe evidenc na področju dela in socialne varnosti pa podrobno ureja tudi Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (UL RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV), ki med drugim, v 14., 17. in 19. členu določa, da se evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela ter evidenca o izrabi delovnega časa, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. V primeru prenehanja dejavnosti delodajalca prevzame predmetne arhive podatkov njegov pravni naslednik, če tega ni, pa prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.
Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07-UPB3, 65/08, 69/08-ZTFI-A, 69/08-ZZavar-E, 74/09-Odl.US: U-I-136/07-13; v nadaljevanju: ZJU) določa, da se kandidati, ki ne izpolnjujejo natečajnih pogojev, ne uvrstijo v izbirni postopek, o čemer se vsakemu kandidatu izda sklep. V naslednji fazi postopka se o izbiri oziroma neizbiri uradnika vsakemu kandidatu, ki je sodeloval v izbirnem postopku izda in vroči sklep. Po izdaji sklepa o izbiri oziroma neizbiri lahko vsak kandidat, ki je sodeloval v izbirnem postopku (in ne tudi kandidati, ki se zaradi neizpolnjevanja razpisnih pogojev niso uvrstili v izbirni postopek), pod nadzorom uradne osebe organa vpogleda v vse podatke, ki jih je izbrani kandidat navedel v prijavi na javni natečaj in dokazujejo izpolnjevanje natečajnih pogojev, in v gradiva izbirnega postopka. Z uporabo argumenta a contrario je treba napraviti sklep, da kandidati, ki so sodelovali v izbirnem postopku, nimajo pravice vpogledati v podatke, ki so jih navedli neizbrani kandidati. Na podlagi 65. člena ZJU ima kandidat, ki se je prijavil na javni natečaj, pa ni bil izbran, pravico do pritožbe zoper sklep v osmih dneh od vročitve sklepa na pristojno komisijo za pritožbe, če meni, da:
1. je bil izbran kandidat, ki ne izpolnjuje natečajnih pogojev;
2. izpolnjuje natečajne pogoje, pa mu ni bila dana možnost sodelovanja v izbirnem postopku;
3. je bil izbran kandidat, ki po merilih izbirnega postopka očitno ni dosegel najboljšega rezultata;
4. je prišlo do bistvenih kršitev postopka javnega natečaja oziroma izbirnega postopka.
Zaradi uresničevanja pravice neizbranih kandidatov do pritožbe je potrebno osebne podatke vseh kandidatov, ki so se prijavili na javni natečaj hraniti do poteka pritožbenega roka. Po poteku pritožbenega roka, če se nihče ni pritožil, pa odpade namen, za katerega so bili osebni podatki neizbranih kandidatov zbrani, zato po mnenju Pooblaščenca, osebnih podatkov, ki jih so jih neizbrani kandidati navedli v prijavi, ni več dopustno hraniti. Pooblaščenec ponovno poudarja, da ZDR v drugem odstavku 28. člena določa, da je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela.
V zvezi z vprašanjem glede hranjenja osebnih podatkov kandidatov za delovna mesta pa Pooblaščenec meni, da je treba podatke neizbranih kandidatov po zaključku izbirnega postopka in izbiri kandidata na razpisano delovno mesto (torej do izteka rokov za vložitev pravnih sredstev) uničiti ker, upoštevaje 46. člen ZDR, ni več zakonske podlage za njihovo obdelovanje po prvem odstavku 8. člena ZVOP-1.
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka
Avtentično razlago posameznih določb zakona daje le Državni zbor, neobvezno pa predlagatelj zakona, zato vam na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, v nadaljevanju na podlagi 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), posredujemo naše neobvezujoče mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.
Osebni podatki se lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
V skladu z navedenim se po mnenju Pooblaščenca prošnje za delo hranijo do poteka roka za vložitev pravnega sredstva, po poteku tega roka pa je potrebno osebne podatke neizbranih kandidatov zbrisati, uničiti, blokirati ali anonimizirati, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače. Osebni podatki zaposlenih se hranijo v skladu s spodaj navedenimi pravnimi podlagami.
O b r a z l o ž i t e v:
ZVOP-1 predstavlja konkretizacijo v 38. člen Ustave Republike Slovenije (UL RS, št. 33/91-I, 42/97, 66/2000, 24/03 in 69/04) zagotovljenega varstva osebnih podatkov. Prepovedana je uporaba osebnih podatkov v nasprotju z namenom njihovega zbiranja. Zbiranje, obdelovanje, namen uporabe, nadzor in varstvo tajnosti osebnih podatkov določa zakon. Namen ZVOP-1 je prav v preprečevanju neustavnih, nezakonitih in neupravičenih posegov v zasebnost in dostojanstvo posameznikov (1. člen ZVOP-1).
ZVOP-1 v prvem odstavku 8. člena določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo le, če obdelavo podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, določa zakon, ali če je za obdelavo določenih osebnih podatkov podana osebna privolitev posameznika. V drugem odstavku pa 8. člen ZVOP-1 določa, da mora biti namen obdelave določen v zakonu, v primeru obdelave na podlagi osebne privolitve posameznika pa mora biti posameznik predhodno pisno ali na drug ustrezen način seznanjen z namenom obdelave osebnih podatkov.
Iz 21. člena ZVOP-1 izhaja, da se osebni podatki lahko shranjujejo le toliko časa, dokler je to potrebno za dosego namena, zaradi katerega so se zbirali ali nadalje obdelovali. Po izpolnitvi namena obdelave se osebni podatki zbrišejo, uničijo, blokirajo ali anonimizirajo, če niso na podlagi zakona, ki ureja arhivsko gradivo in arhive, opredeljeni kot arhivsko gradivo, oziroma če zakon za posamezne vrste osebnih podatkov ne določa drugače.
Področni zakon v smislu prvega odstavka 8. člena ZVOP-1 in 21. člena ZVOP-1 v konkretnem primeru predstavlja Zakon o delovnih razmerjih (Uradni list RS, št. 42/02, 79/06-ZZZPB-F, 46/07-Odl.US: U-I-45/07, Up-249/06-22, 103/07, 45/08-ZArbit, 83/09-Odl.US: U-I-284/06-26; v nadaljevanju: ZDR), ki v 46. členu ureja varstvo delavčevih osebnih podatkov. Osebni podatki delavcev se lahko zbirajo, obdelujejo, uporabljajo in dostavljajo tretjim osebam samo, če je to določeno s tem ali drugim zakonom ali če je to potrebno zaradi uresničevanja pravic in obveznosti iz delovnega razmerja ali v zvezi z delovnim razmerjem. Osebne podatke delavcev lahko zbira, obdeluje, uporablja in dostavlja tretjim osebam samo delodajalec ali delavec, ki ga delodajalec za to posebej pooblasti. Osebni podatki delavcev, za zbiranje katerih ne obstoji več zakonska podlaga, se morajo takoj zbrisati in prenehati uporabljati. Navedene določbe se uporabljajo tudi za osebne podatke kandidatov. Po 28. členu ZDR je delodajalec osmih dneh po sklenitvi pogodbe o zaposlitvi dolžan pisno obvestiti neizbranega kandidata o tem, da ni bil izbran. Prav tako je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela. Če kandidat vrnitve dokumentov ne zahteva, jih je delodajalec dolžan izbrisati, uničiti oziroma anonimizirati najkasneje po izteku roka za vložitev pravnega sredstva iz 204. člena ZDR, če pravno sredstvo ni bilo vloženo. Po citirani določbi lahko namreč kandidat, ki ni bil izbran, in meni, da je bila pri izbiri kršena zakonska prepoved diskriminacije, v roku 30 dni po prejemu obvestila delodajalca zahteva sodno varstvo pred pristojnim delovnim sodiščem. V primeru spora bo delodajalec podatke neizbranih kandidatov, ki bodo relevantni za sodni spor, obdeloval do pravnomočno zaključenega sodnega postopka, potem pa bo v skladu s pravili o arhiviranju določene podatke o neizbranih kandidatih, ki so del zadeve, še naprej hranil v spisu o sodnem sporu.
Vrste, vsebino in roke hrambe evidenc na področju dela in socialne varnosti pa podrobno ureja tudi Zakon o evidencah na področju dela in socialne varnosti (UL RS, št. 40/2006, v nadaljevanju ZEPDSV), ki med drugim, v 14., 17. in 19. členu določa, da se evidenca o zaposlenih delavcih, evidenca o stroških dela ter evidenca o izrabi delovnega časa, hranijo kot listine trajne vrednosti, ki jih je delodajalec dolžan predložiti na zahtevo pristojnega organa. V primeru prenehanja dejavnosti delodajalca prevzame predmetne arhive podatkov njegov pravni naslednik, če tega ni, pa prevzame arhivsko gradivo Arhiv Republike Slovenije.
Zakon o javnih uslužbencih (Uradni list RS, št. 63/07-UPB3, 65/08, 69/08-ZTFI-A, 69/08-ZZavar-E, 74/09-Odl.US: U-I-136/07-13; v nadaljevanju: ZJU) določa, da se kandidati, ki ne izpolnjujejo natečajnih pogojev, ne uvrstijo v izbirni postopek, o čemer se vsakemu kandidatu izda sklep. V naslednji fazi postopka se o izbiri oziroma neizbiri uradnika vsakemu kandidatu, ki je sodeloval v izbirnem postopku izda in vroči sklep. Po izdaji sklepa o izbiri oziroma neizbiri lahko vsak kandidat, ki je sodeloval v izbirnem postopku (in ne tudi kandidati, ki se zaradi neizpolnjevanja razpisnih pogojev niso uvrstili v izbirni postopek), pod nadzorom uradne osebe organa vpogleda v vse podatke, ki jih je izbrani kandidat navedel v prijavi na javni natečaj in dokazujejo izpolnjevanje natečajnih pogojev, in v gradiva izbirnega postopka. Z uporabo argumenta a contrario je treba napraviti sklep, da kandidati, ki so sodelovali v izbirnem postopku, nimajo pravice vpogledati v podatke, ki so jih navedli neizbrani kandidati. Na podlagi 65. člena ZJU ima kandidat, ki se je prijavil na javni natečaj, pa ni bil izbran, pravico do pritožbe zoper sklep v osmih dneh od vročitve sklepa na pristojno komisijo za pritožbe, če meni, da:
1. je bil izbran kandidat, ki ne izpolnjuje natečajnih pogojev;
2. izpolnjuje natečajne pogoje, pa mu ni bila dana možnost sodelovanja v izbirnem postopku;
3. je bil izbran kandidat, ki po merilih izbirnega postopka očitno ni dosegel najboljšega rezultata;
4. je prišlo do bistvenih kršitev postopka javnega natečaja oziroma izbirnega postopka.
Zaradi uresničevanja pravice neizbranih kandidatov do pritožbe je potrebno osebne podatke vseh kandidatov, ki so se prijavili na javni natečaj hraniti do poteka pritožbenega roka. Po poteku pritožbenega roka, če se nihče ni pritožil, pa odpade namen, za katerega so bili osebni podatki neizbranih kandidatov zbrani, zato po mnenju Pooblaščenca, osebnih podatkov, ki jih so jih neizbrani kandidati navedli v prijavi, ni več dopustno hraniti. Pooblaščenec ponovno poudarja, da ZDR v drugem odstavku 28. člena določa, da je delodajalec dolžan neizbranemu kandidatu na njegovo zahtevo vrniti vse dokumente, ki mu jih je predložil kot dokaz za izpolnjevanje zahtevanih pogojev za opravljanje dela.
V zvezi z vprašanjem glede hranjenja osebnih podatkov kandidatov za delovna mesta pa Pooblaščenec meni, da je treba podatke neizbranih kandidatov po zaključku izbirnega postopka in izbiri kandidata na razpisano delovno mesto (torej do izteka rokov za vložitev pravnih sredstev) uničiti ker, upoštevaje 46. člen ZDR, ni več zakonske podlage za njihovo obdelovanje po prvem odstavku 8. člena ZVOP-1.
Informacijski pooblaščenec:
Nataša Pirc Musar, univ.dipl.prav.,
pooblaščenka